PROCEDURA PER LA SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI (WHISTLEBLOWING)
1. Oggetto e Scopo
La presente procedura (di seguito, “Policy”) viene redatta al fine di promuovere una cultura interna caratterizzata da comportamenti corretti, improntati alla legalità e ad un sistema di trasparenza ed accountability organizzativo e nel rispetto di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937. La Policy disciplina il processo di segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo.
Lo scopo di questa Policy è fornire canali di segnalazione chiari e sicuri, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 e del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, al fine di incentivare la diffusione di una cultura della legalità e garantire la massima tutela alle persone che segnalano illeciti (c.d. “whistleblower”) contro ogni possibile forma di ritorsione.
2. Ambito di Applicazione
2.1. Ambito Soggettivo (Chi può segnalare) Possono effettuare una segnalazione ai sensi della presente Policy i seguenti soggetti:
- Dipendenti e lavoratori subordinati.
- Lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria opera presso la società.
- Volontari e tirocinanti, retribuiti e non.
- Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
La tutela si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova, e dopo lo scioglimento del rapporto giuridico.
2.2. Ambito Oggettivo (Cosa si può segnalare) Possono essere oggetto di segnalazione atti o fatti che possano costituire violazioni di normative nazionali o europee, nonché illeciti amministrativi, contabili, civili o penali. Rientrano nell’ambito oggettivo, a titolo esemplificativo, le violazioni relative a:
- Appalti pubblici.
- Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
- Sicurezza e conformità dei prodotti.
- Sicurezza dei trasporti.
- Tutela dell’ambiente.
- Salute pubblica.
- Protezione dei consumatori.
- Tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Per effettuare la segnalazione non è necessario che il segnalante disponga di prove della violazione; tuttavia, la segnalazione deve essere basata su elementi di fatto e informazioni sufficientemente circostanziate.
3. Canali e Modalità di Segnalazione Interna
La società ha attivato un canale di segnalazione interno che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta, di eventuali terzi menzionati, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Il canale di segnalazione è strutturato per essere specifico, autonomo e indipendente dalle ordinarie linee di reporting gerarchico. Le segnalazioni possono essere effettuate nelle seguenti forme:
- Scritta: tramite una piattaforma informatica dedicata.
Le informazioni dettagliate sulle modalità di accesso ai canali sono rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro e pubblicate in un’apposita sezione del sito internet aziendale/istituzionale.
4. Gestione della Segnalazione
La gestione del canale di segnalazione è affidata a un soggetto specificamente individuato, dotato di personale formato per la gestione delle segnalazioni (di seguito, il “Gestore”).
Il procedimento di gestione della segnalazione si articola nelle seguenti fasi:
- Avviso di ricevimento: Il Gestore rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla sua ricezione.
- Interlocuzione: Il Gestore mantiene un’interlocuzione con il segnalante, potendo richiedere, se necessario, integrazioni alla segnalazione.
- Istruttoria: Il Gestore dà diligente seguito alla segnalazione, avviando un’istruttoria interna per verificare la fondatezza dei fatti segnalati.
- Riscontro: Il Gestore fornisce un riscontro al segnalante entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (o, in assenza di avviso, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione).
Al momento della segnalazione, il segnalante è tenuto a dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione stessa.
5. Tutela della Riservatezza
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate senza l’espresso consenso del segnalante. L’accesso a tali informazioni è consentito esclusivamente al personale autorizzato e competente a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
La tutela della riservatezza si estende anche all’identità delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione dei procedimenti avviati.
La rivelazione dell’identità del segnalante è possibile solo in casi eccezionali e normativamente previsti:
- Procedimento disciplinare: Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile solo previo consenso espresso del segnalante alla rivelazione. Il segnalante riceverà una comunicazione scritta che motiva tale necessità.
- Procedimento penale: L’identità è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p..
- Procedimento dinanzi alla Corte dei Conti: L’identità non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
La segnalazione è sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi (L. 241/1990) e all’accesso civico (D.Lgs. 33/2013).
6. Divieto di Ritorsione
È fatto assoluto divieto di porre in essere qualsiasi atto di ritorsione o discriminatorio, diretto o indiretto, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio è nullo.
Costituiscono ritorsione, tra gli altri, i seguenti comportamenti:
- Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti.
- La retrocessione di grado o la mancata promozione.
- Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio.
- L’imposizione di una misura disciplinare o di altra sanzione.
- Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine.
Fuori dai casi di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione, la presentazione di una segnalazione non costituisce violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.
7. Tutela della Persona Segnalata
Anche la persona segnalata è tutelata durante l’intero processo. La sua identità è protetta con le medesime garanzie previste per il segnalante. Nel caso in cui dall’istruttoria non emergano elementi che giustifichino l’adozione di provvedimenti, la persona segnalata è tutelata da ripercussioni negative derivanti dalla segnalazione. Viene garantito il diritto di difesa e di contraddittorio, in bilanciamento con l’esigenza di riservatezza del segnalante.
8. Trattamento dei Dati Personali e Conservazione
Ogni trattamento di dati personali effettuato nell’ambito della presente procedura avviene nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale in materia. La società, in qualità di Titolare del trattamento, adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati.
I dati personali manifestamente non utili al trattamento di una specifica segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Gli atti e i documenti relativi a eventuali procedimenti (disciplinari, giudiziari, ecc.) avviati a seguito della segnalazione saranno conservati secondo i termini di legge specifici per tali procedimenti.
